Privacy Statement

Edition1 B.V. Edition1 B.V., gevestigd aan Prins Mauritslaan 42a, 2582LS, Den Haag, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy statement.

 

Contactgegevens:

Edition1

Prins Mauritslaan 42a

2582LS  Den Haag

+31703060130

https://www.edition1.nl

 

Martijn Zweistra is de Functionaris Gegevensbescherming van Edition1.

Hij is te bereiken via privacy@edition1.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Edition1 B.V. verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Aanhef
  • Bedrijfsnaam
  • Functie
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Accountnaam
  • Internet Browser en apparaat type
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website en het ED1CMS
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website en het SwordFish CMS
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt ter aanvulling van uw account, zoals tijdzone en taal

Verder verwerken wij gegevens die niet strikt persoonsgegevens zijn maar bij een bedrijfsmatige relatie horen, zoals:

  • Rekening gegevens (IBAN, SWIFT)
  • KVK-nummer
  • BTW-nummer
  • Betalings historie

Mocht u als privépersoon bij ons een product afnemen of een bestelling doen kan het zijn dat wij enkele van deze gegevens ook registreren en als persoonsgegevens kunnen worden beschouwd.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Wij slaan geen bijzondere persoonsgegevens (voorbeelden: ras, godsdienst, seksuele voorkeur, enz, zoals omschreven in de AVG wetgeving) op in onze standaard systemen. Alleen in maatwerk applicaties voor een klant kunnen in bijzondere gevallen zaken zoals BSN worden opgeslagen.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over gebruikers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een gebruiker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via, privacy@edition1.nl dan verwijderen wij deze informatie.

Doel en grondslag waarop wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens als u deze vrijwillig aan ons geeft (zoals het inschrijven op een email nieuwsbrief, of het geven van uw visitekaartje aan een van onze verkopers), of als u een overeenkomst met ons heeft afgesloten, bijvoorbeeld bij het afnemen van een product.

Edition1 verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Toegang en gebruik van het ED1CMS/SwordFish of andere maatwerk applicatie
  • Het afhandelen van uw betaling
  • Goederen en diensten bij u af te leveren
  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of marketing mailing
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • U te kunnen ondersteunen in het gebruik van het product door uw handelingen te registreren (loggen).
  • Edition1 verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze financiële administratie.

Edition1 analyseert uw gedrag op de website en het ED1CMS om daarmee het product te verbeteren en het aanbod van producten en diensten. Deze gegevens halen wij uit dezelfde (log) bestanden die we ook gebruiken om u te kunnen ondersteunen. Wij zullen bij een onderzoek als deze de gegevens anonimiseren.

Hoelang we persoonsgegevens bewaren

Edition1 bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Als u een klant bent (overeenkomst heeft met Edition1 voor bepaalde of onbepaalde tijd) bewaren wij alle gegevens. Na opzeggging worden uw gegevens verwijderd, met uitzondering van de administratieve gegevens benodigd voor de belastingdienst.

Delen van persoonsgegevens met derden

Edition1 deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die u gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Edition1 blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Uw gegevens worden niet beschikbaar gesteld aan derden als dit niets te maken heeft met de bedrijfsvoering van Edition1.

Uw gegevens worden gedeeld met de volgende partijen:

  • Atlassian
    Wij gebruiken producten van Atlassian om onze documenten en werkzaamheden in bij te houden. Het kan zijn dat uw persoonsgegevens hier voor een bepaald project in worden genoemd. Wij slaan dat dan niet in specifieke velden op maar in een document of lijsten speciaal geformatteerd voor het doel van het project.
  • HostFact
    Binnen HostFact slaan wij onze alle klant en factuurgegevens op. Veel gegevens in dit systeem zijn bedrijfsmatig maar persoonsgegevens van medewerker van een bedrijf en gegevens van prive-personen die producten bij ons afnemen staan hierin geregistreerd.
  • MDM Administratie en Exact Online
    Onze administratie wordt verzorgt door MDM Administratie te Den Haag. Zij krijgen alle facturen onder ogen en boeken deze in Exact Online. Zij doen dit om onze administratie en financiële verantwoording te kunnen verantwoorden.
  • Mailchimp
    Voor e-mail nieuwsbrieven en aanbiedingen gebruiken wij Mailchimp. Hier worden persoonsgegevens zoals naam, email adres, aanhef en taalvoorkeuren opgeslagen om gepersonaliseerde mailings te versturen. U kunt zich altijd afmelden voor deze mailings via een link onder iedere email die u van ons ontvangt.

Persoonsgegevens die u opslaat in onze systemen

Als u een product van ons afneemt kan het zijn dat u persoonsgegevens van derden kunt invoeren in ons systeem. Voor deze persoonsgegevens bent u verantwoordelijk. Edition1 zal deze gegevens net als uw persoonsgegevens veilig opslaan en niet delen met andere partijen.

Voorbeelden van persoonsgegevens die u in ons systeem kunt opslaan zijn:

  • Voor- en achternaam
  • Gebruikersnaam
  • E-mail adres
  • Telefoonnummer
  • Adres
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt ter aanvulling van uw account, zoals tijdzone en taal

In ons product kunt u ook in zogenaamde ‘vrije velden’, velden die niet specifiek omschrijven welke informatie u hierin opstaat, persoonsgegevens invoeren.

Als afnemer van ons product mag u nooit bijzondere persoonsgegevens of gegevens van personen onder de 16 jaar zonder expliciete toestemming van ouder of voogd opslaan in ons systeem. U hoort bij te houden of u toestemming heeft voor het gebruik van de persoonsgegevens.

Als Edition1 een verzoek ter inzicht, mutatie, aanvulling, verwijdering of uitwisseling van persoonsgegevens krijgt van een persoon die u heeft ingevoerd in ons systeem, sturen wij dit verzoek aan u door. U kunt in vrijwel alle gevallen in ons systeem zelf voldoen aan het verzoek. Mocht dit niet mogelijk zijn kunt u contact opnemen met support@edition1.nl.

Indien er een datalek optreedt zullen wij u direct informeren. Wij zullen zo duidelijk mogelijk omschrijven wat de omvang is van het datalek, hoe het is ontstaan en wat we eraan doen. Als verwerker van persoonsgegevens waar u het eigenaarschap over heeft (verwerkingsverantwoordelijk) zullen wij in principe nooit de betrokken personen informeren, noch een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een uitzondering hierop kan zijn dat u uw verantwoordelijkheid verzuimd en de belangen van de betrokkenen hier voldoende gronden voor geven.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij inzetten

Edition1 gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Edition1 gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.

Daarnaast plaatsen we cookies die uw gebruik van onze sites of diensten bijhouden zodat we onze producten en informatievoorziening kunnen verbeteren. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting:

https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Bedrijven die ons helpen om te bepalen of u na een marketingcampagne op onze website bent geweest om meer informatie te vinden over onze producten.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Edition1 en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Het is belangrijk om te weten dat de overdraagbaarheid alleen geldt voor uw persoonsgegevens en niet voor inhoud/content van het ED1CMS of andere applicaties.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevens overdragen van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@edition1.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.  Bij het maken van een kopie van uw legitimatie kunt u zich het beste houden aan de volgende adviezen van de overheid:

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs

Edition1 wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Edition1 neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via privacy@edition1.nl.

Edition1 heeft minimaal de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

  • Uw gegevens staan opgeslagen in een beveiligd datacentrum.
  • Alle verbindingen naar ons systeem maken gebruik van een protocol dat de verbinding versleuteld en niet inzichtelijk voor derde partijen maakt. Dit kunt u zien aan de letters 'https' aan het begin van het internetadres en het hangslotje in de adresbalk van uw browser.
  • Onze netwerk infrastructuur, servers en werkstations zijn voorzien van firewalls om deze te beschermen van aanvallen van buitenaf.
  • Uw gegevens kunnen alleen worden bekeken door medewerkers die hiervoor toestemming hebben gekregen en deze nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie.

Vragen en klachten

Voor vragen en klachten omtrent ons privacy statement, privacybeleid, beveiligingsbeleid en/of de procedures datalekken die te maken hebben met persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming. Dit kan telefonisch, per post of e-mail via de contactgegevens die in het begin van het document zijn beschreven.

Internetbureau Den Haag

Maakt het mogelijk